Politique sur la vie privée

Généralités

Le Répertoire canadien des psychologues offrant des services de santé (RCPOSS) est un organisme d’accréditation national, qui accrédite les psychologues offrant des services de santé qui satisfont aux critères d’admissibilité. On vise ainsi à aider les membres du grand public et les tiers à identifier et accéder aux services de psychologues compétents, aptes à offrir des services de santé. La publication du répertoire est un des moyens d’atteindre cet objectif. Actuellement, il existe une version électronique, consultable en direct.

 

Sous réserve des dispositions décrites ci-dessous (dans les sections « Comment définit-on les renseignements personnels? » et « Comment les renseignements sont-ils recueillis? ») sur l’accès du grand public à l’information contenue dans le répertoire, les gens du RCPOSS se sont engagés à observer des normes de confidentialité rigoureuses en ce qui concerne les renseignements personnels qui leur sont confiés. Nous avons rédigé la présente politique pour confirmer notre souci de préserver la vie privée des psychologues inscrits comme des autres personnes concernées, ainsi que pour vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels et de toute autre information sur les psychologues inscrits pouvant être communiquée au RCPOSS.

 

Aux fins de la présente politique, le terme « psychologue inscrit » désigne un psychologue qui a été admis au répertoire à titre particulier ou qui a déposé une demande d’adhésion au RCPOSS.

 

Tous les officiers, les membres du conseil d’administration et du comité des admissions ainsi que le webmestre, les employés, les entrepreneurs et les agents qui fournissent des services au RCPOSS ou en son nom, relativement à nos produits et services, doivent s’acquitter des obligations liées à cette politique.

 

Si vous avez des questions au sujet de (i) l’accès à vos renseignements personnels, de (ii) nos pratiques de collecte, d’utilisation, de gestion ou de divulgation des renseignements personnels ou de (iii) la présente politique, veuillez communiquer avec le gestionnaire de bureau, soit en envoyant un courriel à l’adresse info@crhsp.ca , soit en écrivant au 72, boulevard Saint-Raymond, Gatineau, Québec, J8Y 1S2, soit en composant le (819) 771-1441, soit par télécopieur, au (819) 771-1444. Le gestionnaire de bureau remplit également les fonctions de directeur de la vie privée pour le RCPOSS.

 

Comment définit-on les renseignements personnels?

Nous considérons que les « renseignements personnels » comprennent tous les renseignements consignés ou enregistrés sous quelque forme que ce soit, qui concernent une personne dont l’identité est connue ou peut être déduite ou établie au moyen d’une telle information, et qui ne font pas partie de l’information que fournissent les psychologues inscrits aux fins de publication dans le répertoire.

 

Comment les renseignements sont-ils recueillis?

Au moment de l’admission et par la suite, chaque année, les psychologues inscrits remplissent un «questionnaire d’inscription au Répertoire» (QIR). Le QIR dûment rempli contient des renseignements sur le dernier diplôme universitaire en psychologie, les permis d’exercer émis par les organismes provinciaux ou territoriaux de réglementation de la psychologie, les secteurs d’exercice et d’autres renseignements de nature professionnelle. Cette information est publiée dans le répertoire, à moins qu’un psychologue inscrit ne demande que seul son nom n’y apparaisse (cette option est expliquée de façon plus détaillée ci-dessous).

 

Le QIR renferme aussi l’adresse postale principale du psychologue inscrit, son adresse et son numéro de téléphone à domicile ainsi que l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse électronique et celle du site Web de chaque secteur d’exercice que le psychologue inscrit souhaite voir figurer dans le répertoire. On considère que l’adresse du domicile et le téléphone résidentiel sont des « renseignements personnels », et ils n’apparaissent pas dans le répertoire, à moins que le psychologue inscrit n’en fasse la demande, dans la mesure où ils désignent un lieu de travail devant figurer dans le répertoire.

 

Les données démographiques (p. ex., âge, sexe) ne sont pas publiées et sont considérées comme faisant partie des « renseignements personnels ». Elles peuvent être utilisées comme données globales.

 

Dans le cadre de l’évaluation de l’admissibilité et du processus d’admission, on communique avec chaque organisme de réglementation de la psychologie qui a émis un permis d’exercer au psychologue concerné, afin de confirmer sa situation professionnelle dans les divers territoires de compétence. Une fois le processus d’admission terminé, on demande aux organismes de réglementation de vérifier tous les ans que les psychologues inscrits dans leur territoire détiennent toujours un permis d’exercer, qui les autorise à travailler de façon autonome dans le domaine de la psychologie.

 

Comment un psychologue inscrit peut-il limiter l’information récoltée au moyen du QIR?

N’importe quel psychologue inscrit du RCPOSS peut demander que seul son nom soit inscrit dans le répertoire. Une telle demande est valable pour tous les véhicules de diffusion du répertoire. Cette option est offerte dans le QIR.

 

Les psychologues inscrits peuvent aussi demander à leur gré que leur inscription au répertoire soit momentanément interrompue, durant une période ne pouvant toutefois pas excéder trois ans. Une telle demande devrait être déposée auprès du gestionnaire de bureau.

 

Pourquoi le RCPOSS recueille-t-il des renseignements personnels?

Le RCPOSS rassemble diverses données, dont des renseignements personnels, qui lui sont transmises par écrit (y compris par voie électronique) ou verbalement au sujet des psychologues inscrits, dans le but de réaliser ses objectifs et de remplir ses fonctions, ce qui comprend :

établir des profils statistiques et des équivalences pour

  • faciliter la planification des ressources humaines en matière de santé avec les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux ou avec les autres corporations de psychologues et de professionnels de la santé;
  • contribuer à ses propres activités de recrutement et de maintien des effectifs ainsi que pour mieux gérer nos relations avec les psychologues inscrits;
  • communiquer avec les psychologues inscrits et cerner leurs besoins;
  • satisfaire aux prescriptions juridiques et aux exigences réglementaires. Le RCPOSS, plus particulièrement, répond aux demandes des organismes de réglementation qui veulent vérifier que l’information relative à la pratique d’un psychologue inscrit, telle qu’elle apparaît dans le répertoire, a été fournie au RCPOSS par le psychologue inscrit.

 

Le RCPOSS autorise les fournisseurs dont les produits et les services ont été jugés pertinents par le RCPOSS relativement aux psychologues offrant des services de santé. Cela comprend la perception de frais pour les adresses publiées des psychologues inscrits.

 

Le RCPOSS facilite les ou participe aux recherches qui permettent de réaliser des progrès dans le domaine des soins de santé et de la psychologie. Les renseignements personnels sont fournis dans ce contexte seulement, dans le but d’avoir une vue d’ensemble. Il est également possible que des psychologues inscrits soient invités à participer à des activités de recherche. Il faut parfois pour cela communiquer l’adresse publiée de psychologues inscrits à des chercheurs extérieurs, dont le travail scientifique a été jugé pertinent du point de vue des objectifs et du rôle du RCPOSS.

 

Comment les psychologues inscrits peuvent-ils éviter que leur nom et leur adresse publiés soient communiqués à des fournisseurs et des chercheurs extérieurs?

Un membre du RCPOSS peut en tout temps demander au gestionnaire de bureau de supprimer son nom et son adresse publiés dans n’importe quelle liste de noms et d’adresses pouvant être remise à des fournisseurs et des chercheurs extérieurs. Au moment de régler les frais de renouvellement annuel de l’adhésion au RCPOSS et de remettre l’exemplaire annuel du QIR, les psychologues inscrits se font rappeler qu’ils peuvent faire une telle demande.

 

L’usage que le RCPOSS fait des renseignements personnels

Le RCPOSS ne recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels qu’à des fins pouvant être considérées acceptables dans les circonstances. Nous n’employons que des méthodes légitimes et équitables pour récolter les renseignements personnels. L’usage que nous faisons des renseignements personnels est restreint aux fins établies dans la présente politique.

Circonstances pouvant justifier la divulgation de vos renseignements personnels par le RCPOSS

En règle générale, tous les renseignements personnels concernant un psychologue inscrit sont gardés confidentiels. Sauf dans certaines circonstances bien particulières, cette information n’est pas divulguée à qui que ce soit, à moins que le psychologue inscrit ne l’ait explicitement ou implicitement autorisé. Comme mentionné ci-dessus, le RCPOSS transmet certains noms et adresses publiés à des fournisseurs et chercheurs autorisés.

 

Quand il arrive que le RCPOSS divulgue des renseignements personnels à une organisation qui fournit des services en son nom, nous exigerons que ce fournisseur de services utilise cette information exclusivement pour assurer la prestation de services auprès de la personne concernée ou du RCPOSS et dispose de moyens appropriés pour assurer la protection des renseignements personnels.

 

Il est important de souligner qu’il peut parfois être indiqué ou justifié de divulguer et/ou d’utiliser des renseignements personnels, ou il arrive que le RCPOSS soit contraint de divulguer de l’information en l’absence de consentement. Parmi les situations de genre, mentionnons :

 

  • Quand cela est obligatoire aux termes de la Loi ou par décret ou ordonnance d’un tribunal, d’un organisme gouvernemental ou d’un quelconque autre tribunal administratif.
  • Quand le RCPOSS croit, pour des motifs raisonnables, que cela est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe particulier.
  • Quand cela est nécessaire pour établir ou percevoir des droits.
  • Quand cela est nécessaire pour permettre au RCPOSS d’obtenir réparation ou de limiter tout préjudice éventuel au RCPOSS.
  • Quand l’information est publique.

 

Quand on est tenu de ou autorisé à divulguer de l’information sans consentement, le RCPOSS ne communiquera que l’information requise.

 

Consentement

 

À moins que cela ne soit autorisé en vertu de la Loi, aucun renseignement personnel n’est recueilli ou divulgué sans avoir d’abord obtenu le consentement du psychologue inscrit ou de toute autre personne concernée. Nous pouvons toutefois solliciter un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après qu’ils aient été récoltés, lorsque le RCPOSS souhaite utiliser l’information en question à une fin qui n’est pas décrite dans la présente politique, ou qui n’a pas été définie auparavant, ou pour laquelle le psychologue inscrit ou une autre personne n’a pas préalablement accordé son consentement.

 

La procédure qui permet à un psychologue inscrit de retirer son consentement relativement à la communication de ses nom et adresse publiés aux fournisseurs et chercheurs extérieurs est décrite ci-dessus. Toute autre personne peut retirer son consentement relativement à la divulgation de ses renseignements personnels en déposant une demande en ce sens auprès du gestionnaire de bureau. Quoi qu’il en soit, il faut considérer que le RCPOSS a agi en toute bonne foi et ne peut être tenu responsable, quand des renseignements personnels ont été divulgués aux termes d’un consentement, avant le retrait subséquent d’un tel consentement.

 

Exactitude et maintien des renseignements personnels

 

Le RCPOSS s’efforce de voir à ce que les renseignements personnels fournis par les psychologues inscrits, et qui sont conservés dans sa base de données, soient exacts, à jour et complets aux fins auxquelles cette information doit servir. Le RCPOSS corrige les erreurs et apporte les modifications qui sont portées à son attention.

 

Les dossiers complets des anciens psychologues inscrits sont conservés. Rien n’est fait cependant pour mettre ces dossiers à jour. Ils ne sont conservés qu’à des fins archivistiques et pour faciliter d’éventuelles demandes de réadmission. Ils peuvent servir dans le cadre de recherches historiques. Dans un tel cas, les renseignements personnels sont analysés et produits dans un contexte global.

 

Le RCPOSS conserve actuellement tous les dossiers contenant les renseignements personnels et tous les autres renseignements concernant les psychologues inscrits à son siège social d’Gatineau. Ces dossiers sont gardés sous forme de copie papier et dans une base de données électronique.

 

Protection des renseignements personnels

 

Le RCPOSS prend des mesures de sécurité matérielles, procédurales et techniques dans ses bureaux et ses dispositifs de stockage de l’information, afin d’éviter la perte, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. L’accès est limité aux employés, aux fournisseurs et aux agents qui, selon la direction du RCPOSS, doivent connaître certains renseignements pour pouvoir founir nos produits, nos services et notre information. On s’attend à ce que les employés, les fournisseurs et les agents observent la présente politique sur la vie privée. Toute infraction à la présente politique est jugée grave, et des mesures appropriées pourraient être prises, y compris mais sans s’y limiter le congédiement, la résiliation de contrat ou la rupture de toute autre forme de relation avec le RCPOSS. Nous examinons régulièrement nos procédures et mesures de sécurité, afin de nous assurer qu’elles sont toujours efficaces et pertinentes.

 

Accès à votre information publiée et à vos renseignements personnels

 
Les informations publiées peuvent être revues à tout moment en consultant la version en ligne via le site Web du RCPOSS à www.rcposs.ca.

 

Le RCPOSS autorise un droit raisonnable d’accès et de consultation des renseignements personnels non publiés que le RCPOSS détient au sujet d’un psychologue inscrit. On s’efforce de fournir l’information en question à l’intérieur d’un délai acceptable, habituellement, dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Quand l’information n’est ou ne peut pas être divulguée, on donne les motifs de cette non-divulgation au psychologue inscrit concerné. Les demandes d’accès ou les questions relatives à cet élément de la politique et des procédures doivent être acheminées au gestionnaire de bureau.

 

Site Web et communications électroniques du RCPOSS

 

Une personne qui visite le site Web du RCPOSS n’est pas tenue de fournir des renseignements qui pourraient permettre de l’identifier, et une telle information n’est pas non plus récoltée par un système passif. Pour accéder aux zones du site qui leur sont réservées et en utiliser les fonctions, les psychologues inscrits peuvent être obligés de fournir certains renseignements personnels. Cela ne sert qu’à fournir de l’information et des services aux psychologues inscrits du RCPOSS.

 

On rassemble des données quand une personne remplit un sondage ou un formulaire de demande d’adhésion en ligne. L’information est récoltée, utilisée et divulguée conformément aux dispositions de la présente politique.

 

Notre webmestre recueille l’information suivante sur les visiteurs : le nom de domaine du visiteur, l’heure et le jour de la visite et les pages consultées. Cette information est analysée et conservée sous forme de données globales seulement. Aucun renseignement de nature individuelle n’est gardé dans ces données. Cette information est utilisée à l’interne, afin de nous aider à améliorer le site Web, à diagnostiquer et corriger les problèmes techniques, ainsi que pour mieux desservir le grand public, les tierces parties et les psychologues inscrits.

 

Le RCPOSS communique périodiquement par courriel avec les psychologues inscrits qui ont fourni une adresse électronique valide. Ces communications servent habituellement à diffuser la version électronique du bulletin de l’organisation (Rapport), à transmettre directement une information de nature éducative apte à améliorer les compétences professionnelles des psychologues inscrits, à annoncer certains produits et services (p. ex., la date et le lieu des divers ateliers, la disponibilité des produits utiles dans l’exercice de la profession) et à lancer des invitations à participer aux sondages et enquêtes (p. ex., aider le RCPOSS à mener à bien sa planification stratégique).

 

Produits et services

Les psychologues inscrits et les tiers pourraient devoir fournir cetrtains renseignements personnels pour obtenir des produits et services qu’offre le RCPOSS ou le RCPOSS et ses partenaires. On peut penser notamment aux renseignements suivants :

  • Information d’identification de l’entreprise
  • Information d’identification personnelle
  • Information financière (p. ex., numéros de bon de commande ou toute autre information sur les paiements à des fins de facturation)
  • Information de livraison

 

Le RCPOSS conserve cette information à des fins d’utilisation interne uniquement.

 

Les consommateurs des produits et services du RCPOSS peuvent demander de prendre connaissance de l’information qui est conservée à leur sujet à la suite de leurs achats de ces produits et services. Cette information ne pourra être divulguée que si des dispositions pertinentes de la présente politique autorisent pareille divulgation (se reporter à la section « Circonstances pouvant justifier la divulgation de vos renseignements personnels par le RCPOSS »). Les demandes d’accès déposées par des consommateurs des produits et services du RCPOSS sont traitées de la même façon que les demandes décrites précédemment (se reporter à la section « Accès à votre information publiée et à vos renseignements personnels ») et devraient être transmises au gestionnaire de bureau.

 

Le RCPOSS ne fournit au grand public aucun produit ou service autre que l’information fournie dans son répertoire et son site Web.

 

Examen et révision de la présente politique

 

La présente politique est entrée en vigueur le 24 janvier 2005, après approbation par les membres du conseil d’administration, lors de leur réunion du 23 janvier 2005. Elle a été élaborée conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), promulguée par le gouvernement canadien. Elle fera l’objet d’un examen périodique et sera révisée, s’il y a lieu, afin de rendre compte de l’évolution des pratiques en matière de renseignements personnels et/ou des modifications apportées à la législation et/ou de la jurisprudence sur les questions relatives à la LPRPDE ou les pratiques en matière de renseignements personnels et/ou de la volonté du RCPOSS d’étoffer les services qu’il offre au grand public, aux tiers et aux psychologues inscrits. Quand une révision de ce genre prendra place, un avis sera affiché dans le site Web du RCPOSS et paraîtra dans les publications appropriées du RCPOSS.